Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем

Скачать файл: referat. Краткое описание работы: ДОУ СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций. СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Управление делами министерства, ведомости России. Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем жалоб , центральный архив.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Делопроизводство конспект лекций. - Изд. 9-е

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству.

Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:.

Если организация только начинает свою деятельность т. Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:. Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации. Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами.

На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам.

Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными — решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства. Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях.

Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты.

Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ. Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила :. Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами потоками. При разделении документов всех, а не только поступивших на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:.

Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках на бумажных носителях или в электронном виде. Какие именно формы следует использовать — не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму. Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал.

Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов — дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

Наиболее современный подход — регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД. Для этого в СЭД создается регистрационная карточка РК документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант — использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т. К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций. В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы.

Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке , из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:.

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:. После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю.

При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов. В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации.

Различают два направления контрольной деятельности:. Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений.

Задача службы делопроизводства — контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль — все или ограниченное число например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ.

Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов. В случае электронной регистрации но без применения СЭД возможности будут находиться где-то посередине. Итак, задача делопроизводственной службы — ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах.

В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах эту информацию можно также готовить в виде докладной записки. Ответственность за составление и оформление исходящих отправляемых документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:. Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:. Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах — секретарь.

Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Наиболее распространенный пример разделения:. На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует Пример 2. Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде хотя бы в Word или Excel. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности срок хранения — постоянно , приказов по личному составу срок хранения — 75 лет. Когда работа над документом завершена т. Номенклатура дел Пример 3 представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме.

Ее ведение является обязательным, т. После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел — сформулировать заголовки дел они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов.

На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов :. Дополнительно можно использовать ведомственные перечни если они составлены для вашей сферы деятельности.

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:.

Звоните для консультации

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя. При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Объединенная коллегия юристов по всей России Униправо Ваш правовой советник онлайн. Звоните для консультации при изменении фамилии печать в трудовой нужна ли лицензия для проведения семинара нет месячных причины и не хочется есть комментарии к семейному кодексу с последними изменениями общеправовые принципы гражданского права можно ли с временной пропиской купить права можно ли приватизировать квартиру, находящуюся на балансе предприятия нужен ли техосмотр на новый автомобиль при рождении 3 го ребенка какая помощь в россии Новое в расследовании несчастного случая на производстве. Порядок приема и сдачи И что дальше то??? Какие документы относятся к организационным?

Служба документационного обеспечения управления

Конспект лекций2 УДК Баса ков. Особое внимание уделено оформле нию реквизитов организационно распорядительных доку ментов. Приводятся образцы оформления основных видов управленческой документации. Конспект базируется на действующих нормативных до кументах и отвечает требованиям Государственного образова тельного стандарта Министерства образования Российской Федерации. УДК Документ и его функции Управленческая деятельность любой организации бази руется на информации.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Тема 5. Первичное наблюдение — основа информационной системы бухгалтерского учета. Определять виды документов. Описать порядок проведения инвентаризации. Носители первичной учетной информации.

.

.

.

.

.

отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как финансовая, организационно-распорядительная по материально- Секретарь-референт несет ответственность за: качество документов, рассмотрению писем граждан. структурного подразделения или лицо, ответственное за.

.

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 5
  1. protunun

    Тарас! Данная тема ОЧЕНЬ интересная! Продолжай в том же духе!)

  2. Бронислава

    Серёга NV86rДоброго времени суток. Ситуация такая: Оформил года 4 назад кредитную карту, пользовался (снимал/ложил обратно). И в один прекрасный момент снял и нет возможности отдать. Потерял работу, в собственности имущества ничего нет. А тут узнаю, что коллектора принесли (досудебную претензию), в ней ни печати, ни подписи. Заказного письма от банка не было (в котором бы писалось, что они передают коллекторам). Что теперь делать? И как официально признать себя банкротом? Подскажите пожалуйста.

  3. swinconsina

    Эти п*дарасы совсем ох*ели в край! Машину негде припарковать! в лучшем случае 1-1.5км от работы, почему Я должен платить за отсутствие парковочных мест? Это реальное разводилово на бабки! Вальцман бабки копит на предвыборную компанию! Х*й ему! и Рошен ему в сраку!

  4. Изяслав

    Нехуй ставить где попало, будете теперь знать.

  5. Лада

    Может сразу на видео согласие снимать и в Ютуб выкладывать, приглашать на оргии участкового, понятых. Письменное согласие может быть по принуждению или сфальцифицировано.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.